Como controlar las horas de los profesores en una escuela de idiomas
Como saber, en cualquier momento del mes, cuantas horas de clase dio cada profesor de la escuela de idiomas, sin depender de una planilla rellenada a mano.
Toda escuela de idiomas online llega al final del mes con la misma pregunta. Cuantas horas dio cada profesor ese mes. La respuesta deberia ser un clic. En la practica, suele salir de una planilla que cada profesor rellena por su cuenta. La carga horaria se vuelve un acuerdo de palabra, no un dato.
Por que cerrar las horas del profesor es tan dificil
En una escuela pequena con tres, cinco, diez profesores, las horas de cada profesor son la pieza mas importante de la operacion. Son ellas las que definen cuanto cobra cada uno, si la parrilla esta equilibrada, si un profesor esta sobrecargado mientras otro tiene horarios ociosos. Y suelen ser el punto mas fragil del control.
El motivo es simple. Sin un sistema propio, la unica forma de saber cuantas horas trabajadas entrego cada profesor es preguntarle a el. El profesor abre una planilla al final del mes, recuerda (o intenta recordar) las clases que dio, anota duracion, alumno, fecha. Se la manda a la coordinacion. La coordinacion la coteja con la agenda, encuentra una divergencia, pide un ajuste, espera respuesta.
El proceso funciona con un profesor. Se rompe con cinco. Con diez se vuelve inviable.
Como lo resuelven hoy la mayoria de las escuelas
La combinacion mas comun para controlar las horas del profesor es un stack improvisado de herramientas que no fueron pensadas para esto.
Una Google Agenda compartida con todos los profesores, cada uno marcando sus propias clases. Sirve para ver el dia. No sirve para sumar horas al final del mes, porque Google Agenda no exporta un informe por persona con la suma de la duracion.
Una planilla de Google Sheets donde cada profesor reporta lo que dio. Funciona mientras todos los profesores son confiables y se acuerdan de rellenarla. No funciona cuando alguien se olvida una semana entera, o anota una clase de 50 minutos como 1 hora completa, o marca como dada una clase que se cancelo. Y no funciona cuando la escuela quiere auditar.
Un grupo de WhatsApp donde el profesor avisa "acabo de dar clase con fulana". Sin comentarios.
Un software de RR.HH. generico que registra la entrada y la salida del profesor pero no sabe si la clase ocurrio de verdad, si el alumno aparecio, si fue conversion o cancelacion. Cuenta hora trabajada como hora fichada, no como hora de clase efectivamente dada.
Cada una de estas alternativas falla en el mismo punto. Ninguna tiene como fuente de la verdad la clase que realmente ocurrio. Todas dependen de que alguien rellene algo a mano en algun momento.
Que les falta a esas alternativas
El dato de las horas del profesor ya existe en la escuela. Toda clase tiene un horario marcado, un profesor responsable y un alumno. Toda clase que ocurrio tiene inicio y fin. Toda clase que no ocurrio tiene un motivo. Esos datos estan ahi, repartidos en tres lugares a la vez, y nadie los junta.
Lo que falta es un sistema que haga dos cosas al mismo tiempo. Primero, registrar la clase en el momento en que se agenda y se marca como realizada, sin depender de que el profesor anote nada extra. Segundo, permitir que la coordinacion consulte el dato por profesor y por periodo, cuando quiera, sin pedirle una planilla a nadie.
Ese sistema necesita entender que la unidad basica no es "hora trabajada", es "clase dada". Necesita registrar la duracion real, no la duracion acordada. Necesita diferenciar una clase que ocurrio de una clase que se cancelo. Y necesita hacerlo sin convertirse en una tarea mas para el profesor, porque cada minuto extra de burocracia es un minuto menos disponible para dar clase.
La coordinacion deberia abrir el sistema, elegir un profesor, elegir el mes y ver: 47 clases dadas, 38 horas y 20 minutos en total, repartidas entre 12 alumnos. Listo. Ese es el punto de llegada.
Como Noladi resuelve el control de horas del profesor
Noladi es una plataforma de clases online donde cada clase de la escuela queda registrada por el propio sistema. El profesor entra a la sala, da la clase, sale. El registro de la clase dada no depende de que nadie rellene una planilla despues, porque la clase en vivo es parte de la propia plataforma. El inicio y el fin de cada clase quedan guardados automaticamente.
Quien coordina la escuela consulta la agenda multiprofesor por profesor y por periodo. Ve cuantas clases dio cada uno en el mes, con que alumnos, en que horarios. Ve tambien lo que esta agendado para la proxima semana, lo que se cancelo, lo que aun no ocurrio. Todo en el mismo lugar, sin cambiar de herramienta.
Cada profesor de la escuela tiene su propio perfil dentro del sistema, con los permisos que defina la coordinacion. El sistema sabe quien dio cada clase porque fue el propio profesor quien condujo el encuentro en vivo. No hay forma de que diverja. La fuente de la verdad de las horas deja de ser la memoria del profesor y pasa a ser el calendario real de la escuela.
Importante separar una cosa. Noladi muestra el control de horas para que la coordinacion cierre el mes, verifique, hable con el profesor, arme la proxima parrilla. No calcula la nomina, no emite recibos de sueldo, no se integra con sistemas de RR.HH. Lo que entrega es el dato limpio de cuantas horas dio cada uno, con la confianza de quien registro clase por clase. El calculo del pago sigue en manos de la escuela, ahora con el numero correcto.
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